Ábatagreining ríkisaðila

Það er eðlilegt að ríkisaðilar hugi að ábatagreiningu á notkun Microsoft 365 og þann fjölda af þjónustum sem finna má í lausnamenginu. Almennt eru rekstraraðilar ríkisins samstilltir og bjóða upp á sömu lausnir innan síns skýjageira, en neðangreint er miðað við áfangaskipta skýjavegferð Umbru sem kynnt hefur verið á undanförnum árum.


Ríkisaðilar og/eða rekstraraðilar greiða Microsoft leyfi fyrir hvern notanda sem nýtir Microsoft 365 og er þetta gjald innheimt af leyfisumsjón Umbru (áður FJS). Gert er ráð fyrir að flestir ríkisaðilar notist við Microsoft 365 E5 leyfin, en geta þó hugsanlega nýtt Microsoft 365 F5 leyfi fyrir ákveðna starfsmenn. Lesa má meira um Microsoft samninginn og leyfin hér. 


Ríkisaðilar í rekstri hjá Umbru (og hugsanlega hjá öðrum rekstraraðilum) greiða einnig þjónustugjald sem ákveðið er af rekstraraðila hvers skýjageira. Þannig er kostnaður við hvern notanda byggt á samtölu af þessum tveimur útgjaldaliðum.


Söguleg gögn

Við upphaf verkefnisins 2018, var gerð kynning/ábatagreining af Capacent og FJR. Má finna þessa kynningu sem viðhengi að neðan.


Á þessum tíma var líka vísað í greiningu sem unnin var af Forrester í október 2018 fyrir Microsoft sem hét "The Total Economic Impact™ Of The Microsoft 365 E5 Solution (The Value Of Creating The Modern Workplace)". Má sækja upprunalega eintakið með því að smella hér.


Nýrri gögn

Nýjasta eintakið af ofangreindri skýrslu Forrester, nú frá október 2022, má finna neðst á ROI síðu hjá Microsoft og vistað eintak hér að neðan. Má benda á að þessi uppfærða skýrsla miðast við Microsoft 365 E3 leyfin, en ekki Microsoft 365 E5 leyfin sem í boði eru í gegnum Microsoft samning ríkisins og ber því að hafa það til hliðsjónar að ábati getur því verið mun hærri þar sem fleiri möguleikar standa til boða með E5 leyfunum.


Einnig má benda á skýrslu Ríkisendurskoðunar á "Samningur ríkisins við Microsoft" sem má finna á vef stonunarinnar hér.


Reynsla ríkisaðila og Umbru seinustu ár

Frá upphafi verkefnisins 2018 (þá nefnt Pólstjarnan), hefur Umbra unnið ötullega að því að innleiða Microsoft 365 hjá Ríkisaðilum og eru rúmlega 90% allra a-hluta stofnana komnar að fullu inn í Publicadministration og Judicial skýjageira Umbru. Einhverjir aðilar eru komnir inn að hluta, á meðan örfáir aðilar eru enn ókomnir inn, en stefna á inngöngu á árinu 2024.


Meirihluti innleiðinga hjá Umbru átti sér stað á árunum 2020-2022, og voru ríkisaðilar innleiddir í grunn þjónustur fyrst um sinn, en í nóvember 2022 var virkjaður 1. áfangi sem innihélt fleiri þjónustur úr Microsoft 365 lausnamenginu sem jók möguleika ríkisaðila að nýta lausnir sem gátu aukið enn við ábata. 

Var 2. áfangi síðan kynntur fyrir ríkisaðilum í nóvember 2023 sem enn bætir við möguleika ríkisaðila til að innleiða lausnir sem styðja við frekari ávinning og rekstrarlegt hagræði með miðlægari stýringum.


Er það í höndum hvers ríkisaðila að óska eftir virkjun á lausnum þeim sem innifaldar eru í hverjum áfanga og vinna með eigin tölvudeild eða þjónustuaðila í frekari uppsetningu á þeim með Umbru til þess að hámarka nýtingu. 


Síðan er von á 3. áfanga 1. apríl 2024 sem mun bæta enn frekar í úrval lausna og þjónustu með möguleikum á miðlægri undirskriftalausn og miðlægu þjónustuborði hjá Umbru fyrir úrlausnir á tæknilegum beiðnum og/eða miðlæg samskipti við utanaðkomandi þjónustuaðila.


Ríkisaðilar í rekstri hjá Umbru greiða þjónustugjald í samræmi við innleiddan áfanga og mun þjónustu gjald fyrir hvert leyfi fara í kr. 5.800.- frá og með 1. apríl 2024.

Áfangaskipt innleiðing


Það er því að miklu leyti í höndum hvers ríkisaðila að nýta sér þær lausnir sem í boði eru til þess að hámarka ábata af Microsoft 365 innleiðingu.


Eins og sést á upptalningunni hér að ofan þá eru tækifærin mörg til hagræðingar hjá ríkisaðila með því að nýta sér betur þær lausnir og kerfi sem má finna í aföngunum. Er mælt með að ríkisaðili skoði núverandi lausnamengi hjá sér og beri saman við lausnir og kerfi úr Microsoft 365 til að finna hvar væri mögulega hægt að breyta yfir í innbyggðu lausnirnar úr öðrum sambærilegum lausnum sem kunna að vera í notkun nú þegar. 


Þeir ríkisaðilar sem nýta sér innifaldar lausnir til fulls hafa séð töluverðan ávinning í formi lægri rekstrar-, þjálfunar- og launakostnaði.


Eitt af lykilatriðum þess að hægt sé að ná ofangreindum ábata er miðlægur rekstur skýjageira sem gerir það að verkum að ríkisaðilar þurfa síður að byggja upp sértæka þekkingu innanhús á æ flóknara rekstrarumhverfi og geta þar með einbeitt sér að sínum kjarnarekstri.


Lausnir sem gætu hentað til hámörkunar á ábata


Umbra hefur gjarnan bent á ýmsa möguleika til hámörkunar á ábata sem snúa að innbyggðum lausnum. Má þar nefna:


  • Innleiðing á Teams sem símkerfi - Einn af sýnilegustu ávinningunum í lausnamenginu. Á mjög skjótan hátt má innleiða símkerfi í Teams og þar með hætta með eigin símstöð og/eða leigða þjónustu. Hér er líka rétt að skoða hver núverandi kostnaður er pr. starfsmann og hvernig sá kostnaður mun síðan falla inn í þjónustugjald Umbru í staðinn og þar með auka virði.
  • Innleðing á öryggislausnum úr 2. áfanga - Margir ríkisaðilar eru í dag með eigin öryggislausnir (svo sem vírusvörn) sem jafnvel eru leigðar af þriðja aðila. Með innleiðingu á Defender lausnunum frá Microsoft er möguleiki á því að útleiða núverandi lausnir og þar með lækka rekstrarkostnað á móti. Í mörgum tilvikum eru ríkisaðilar einnig að fá mun fleiri öryggismöguleika en áður.
  • Sjálfvirknivæðing með Power Platform lausnum - Ríkisaðilar eru margir hverjir farnir að nýta sér Power Platform lausnirnar í meiri mæli til þess að sjálfvirknivæða ferla og þar með hámarka afköst starfsmanna með því að draga úr óskilvirkum, algengum og handvirkum verkferlum.
  • Útskipti á ýmsum lausnum fyrir aðrar sambærilegar lausnir úr Microsoft 365 - Ríkisaðilar geta oft haf mikla möguleika á því að nýta sér innbyggðar lausnir sem koma þá í stað annara sambærilegra lausna. Kosturinn við nýtingu á innbyggðum lausnum er einnig sá að þær virka vel með ofangreindum Power Platformi og því auðveldlega hægt að byggja sjálvirkni ofan á án mikils tilkostnaðar. Hér má sjá dæmi um innbyggðar lausnir og hvernig þær geta leyst af hólmi aðrara sambærilegar lausnir:


Næstu skref

Við hjá Umbru erum ávallt tilbúin í samtal með ríkisaðilum um næstu skref á þessari vegferð og getum þannig aðstoðað og leiðbeint aðilum eins og kostur er hvernig þeir geta átt samtal við sína innri sem ytri hagsmunaaðila um aðkomu þeirra að enn betri nýtingu á Microsoft 365.


Ef þið viljið byrja samtalið þá biðjum við ykkur um að fara í gegnum ykkar þjonustutengilið (tæknilegan tengilið) og biðja um að skrá áhugan í gegnum viðeigandi beiðnkerfi Umbru: https://pa.beidnakerfi.is/ eða https://jud.beidnakerfi.is/