Þetta skjal er ætlað hjálparborði og tengiliðum ríkisaðila til aðstoðar notendum.Efnisyfirlit
- Mikilvægt að hafa í huga
- Hvað getur Copilot gert í Microsoft Outlook?
- Hvenær nýtist Copilot best?
- Samantekt
- Nytsamlegar upplýsingar
Mikilvægt að hafa í huga
- Farðu alltaf vel yfir efnið áður en þú sendir tölvupóst. Copilot sendir ekki sjálfkrafa tölvupósta.
- Ekki setja viðkvæmar upplýsingar í Copilot skipanir (prompts).
- Sendandi ber alltaf ábyrgð á innihaldi tölvupóstsins.
Hvað getur Copilot gert í Microsoft Outlook?
Microsoft Copilot í Outlook er ný viðbót sem nýtir gervigreind til að hjálpa starfsfólki að vinna hraðar, skýrar og með minni fyrirhöfn í tölvupósti.
Markmiðið er einfalt: Minnka tíma í tölvupóstavinnu og auka gæði samskipta.
Hér fyrir neðan eru helstu hlutir sem Copilot getur gert í Outlook – og hvernig það getur nýst í daglegri vinnu.
1. Semja tölvupósta
Copilot getur búið til drög að tölvupósti út frá stuttum leiðbeiningum frá þér.
Dæmi:
- „Svaraðu þessum pósti og staðfestu að við klárum þetta fyrir föstudag“
- „Skrifaðu kurteislegt svar þar sem við biðjum um frest“
Copilot skrifar textann, sem þú getur svo lagað áður en þú sendir.
Ávinningur:
- Sparar tíma
- Hjálpar við að orða sig skýrt og faglega
Gott þegar þú veist hvað þú vilt segja en ekki hvernig.
Ekki setja viðkvæmar eða persónurekjanlegar upplýsingar í Copilot fyrirspurnir.
2. Samantektir á löngum póstþráðum
Copilot getur lesið langa tölvupóstkeðju og dregið saman það helsta.
Dæmi:
- Dregið saman helstu punkta.
- Sýnt hvað var ákveðið.
- Bent á næstu skref.
Þetta er sérstaklega gagnlegt þegar þú ert cc-aður á marga pósta eða kemur seint inn í mál.
3. Hjálp við að bæta texta
Þú getur beðið Copilot að:
- Endurskrifa texta (styttri, faglegri, vinsamlegri).
- Breyta tón (formlegur ↔ óformlegur).
- Einfalda flókinn texta.
Dæmi:
- „Gerðu þetta styttra“.
- „Gerðu þetta skýrara“.
- „Settu þetta upp sem lista“.
Skoða texta alltaf vandlega áður en sent er. Copilot er öflug aðstoð, en getur gert villur.
4. Draga út verkefni og næstu skref
Í póstum þar sem margt er í gangi getur Copilot hjálpað með:
- Lista yfir verkefni.
- Hver á að gera hvað.
- Næstu skref.
Þetta er gagnlegt í verkefnastjórnun og eftir fundi.
5. Undirbúa svör fljótt
Copilot getur greint póst sem þú fékkst og til dæmis:
- Stungið upp á svari.
- Bent á lykilatriði sem þarf að svara.
- Sparað tíma í „hvernig byrja ég?"
6. Skilningur á samhengi
Copilot vinnur með innihald úr:
- Póstinum sjálfum.
- Samhenginu í póstþræðinum.
Þannig getur það gefið viðeigandi og markviss svör en það er samt alltaf mikilvægt að yfirfara áður en sent er.
Ábyrgð á innihaldi er alltaf hjá sendanda.
Hvenær nýtist Copilot best?
Copilot er sérstaklega gagnlegt þegar:
- Þú þarft að vinna úr miklu magni fjölda tölvupósta.
- Þú þarft að svara hratt.
- Þú ert að vinna í verkefnum með mörgum aðilum.
- Þú vilt bæta skýrleika og gæði samskipta.
Samantekt
Copilot í Outlook er í raun eins og „aðstoðarmaður“ sem:
- Skrifar drög.
- Dregur saman upplýsingar.
- Hjálpar við að orða og skipuleggja.
- Sparar tíma í daglegri póstvinnu.
Copilot er öflugt hjálpartæki, en alltaf þarf að yfirfara efnið áður en tölvupóstur er sendur.